Die Beschluss-Sammlung in der Wohnungseigentümergemeinschaft – Pflichten, Inhalte und Rechte der Eigentümer
Liebert & Röth Rechtsanwälte, wir machen WEG-Recht in Berlin & bundesweit
Einleitung
Wer eine Eigentumswohnung kauft, erwirbt nicht nur eine Immobilie, sondern tritt zugleich in ein System aus Rechten und Pflichten ein, das über Jahre oder Jahrzehnte durch Beschlüsse der Eigentümerversammlung gewachsen ist. Diese Beschlüsse binden auch spätere Erwerber, ohne dass sie im Grundbuch eingetragen sein müssten. Damit jeder Eigentümer – und jeder Kaufinteressent – sich über den Stand der Beschlusslage informieren kann, schreibt das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) die Führung einer Beschluss-Sammlung vor. Sie ist das institutionelle Gedächtnis der Gemeinschaft.
In der Praxis wird die Beschluss-Sammlung oft stiefmütterlich behandelt. Viele Verwaltungen heften einfach die Versammlungsprotokolle in einen Ordner und halten das für ausreichend. Das ist es nicht. Eine fehlerhaft oder gar nicht geführte Beschluss-Sammlung kann den Verwalter seinen Vertrag kosten und im Streitfall zu erheblichen Nachteilen für die Gemeinschaft führen. Der folgende Beitrag erläutert, wofür die Beschluss-Sammlung da ist, was sie enthalten muss, wer sie führt, welche Rechte Eigentümer haben und welche Folgen Versäumnisse auslösen.
Rechtliche Grundlagen
Die Pflicht zur Führung einer Beschluss-Sammlung ergibt sich aus § 24 Abs. 7 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG). Die Vorschrift ist mit der Reform des WEG durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) zum 1. Dezember 2020 erhalten geblieben; in älteren Beiträgen und Mustertexten findet sich zum Teil noch der Verweis auf den früheren § 24 Abs. 6 WEG. Maßgeblich ist heute ausschließlich § 24 Abs. 7 WEG.
Die Norm verfolgt einen klaren Zweck: Sie soll Transparenz über die gesamte Beschlusslage einer Wohnungseigentümergemeinschaft herstellen, und zwar zugunsten aller Eigentümer und insbesondere zugunsten künftiger Erwerber. Denn nach § 10 Abs. 3 WEG wirken Beschlüsse der Eigentümerversammlung grundsätzlich auch gegen den sogenannten Sondernachfolger, also gegen denjenigen, der eine Wohnung kauft oder erbt. Ein Käufer muss sich demnach Beschlüsse entgegenhalten lassen, die Jahre vor seinem Eintritt gefasst wurden. Die verlässliche Informationsquelle hierüber ist die Beschluss-Sammlung.
Das Einsichtsrecht des Eigentümers und der von ihm ermächtigten Dritten ergibt sich unmittelbar aus § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG. Daneben besteht das allgemeine Einsichtsrecht in die Verwaltungsunterlagen nach § 18 Abs. 4 WEG, das nach der Reform ausdrücklich gesetzlich verankert wurde.
Abgrenzung: Beschluss-Sammlung ist nicht das Versammlungsprotokoll
Ein verbreitetes Missverständnis betrifft das Verhältnis der Beschluss-Sammlung zum Versammlungsprotokoll. Beide Dokumente dienen unterschiedlichen Zwecken und dürfen nicht miteinander verwechselt werden.
Das Protokoll der Eigentümerversammlung – in § 24 Abs. 6 WEG geregelt – dokumentiert den Verlauf der Versammlung: Wer war anwesend, welche Anträge wurden gestellt, welche Diskussionen geführt, wie wurde abgestimmt. Das Protokoll ist vom Vorsitzenden und in der Regel von einem weiteren Eigentümer zu unterzeichnen.
Die Beschluss-Sammlung beschränkt sich demgegenüber auf das Ergebnis: Sie enthält den reinen Wortlaut der gefassten Beschlüsse. Sie ist kein zweites Protokoll und darf auch nicht so geführt werden. Ein bloßes Abheften der Protokolle genügt den gesetzlichen Anforderungen nicht. Wer wissen will, welche Regelungen in einer Gemeinschaft tatsächlich gelten, soll dies der Beschluss-Sammlung entnehmen können, ohne sich durch seitenlange Versammlungsniederschriften arbeiten zu müssen.
Welche Inhalte zwingend aufgenommen werden müssen
§ 24 Abs. 7 Satz 2 WEG zählt abschließend drei Kategorien auf, die in die Beschluss-Sammlung gehören.
Erstens der Wortlaut der in einer Eigentümerversammlung verkündeten Beschlüsse mit Angabe von Ort und Datum der Versammlung. Einzutragen ist der exakte Beschlusstext, wie ihn der Versammlungsleiter verkündet hat. Eine schlagwortartige Zusammenfassung oder ein bloßer Verweis auf einen Tagesordnungspunkt ist unzulässig. Auch abgelehnte Beschlussanträge – sogenannte Negativbeschlüsse – sollten aufgenommen werden, soweit sie verkündet wurden, weil sie für die spätere Beurteilung der Beschlusslage von Bedeutung sein können.
Zweitens der Wortlaut schriftlicher Beschlüsse im Umlaufverfahren nach § 23 Abs. 3 WEG mit Angabe von Ort und Datum der Verkündung. Umlaufbeschlüsse entfalten ihre Wirkung erst mit der Verkündung des Ergebnisses durch den Verwalter; dieser Zeitpunkt ist für den Eintrag in die Beschluss-Sammlung maßgeblich.
Drittens die Urteilsformeln rechtskräftiger gerichtlicher Entscheidungen in Rechtsstreitigkeiten nach § 43 WEG, unter Angabe des Datums, des Gerichts und der Parteien. Aufzunehmen sind demnach auch Urteile, die einen Beschluss für ungültig erklären oder seine Nichtigkeit feststellen. Diese Eintragungspflicht sichert, dass ein Außenstehender aus der Beschluss-Sammlung nicht nur erfährt, welche Beschlüsse gefasst worden sind, sondern auch, welche davon noch Bestand haben.
Alle Eintragungen sind fortlaufend zu nummerieren. Anfechtungen und Aufhebungen sind am jeweiligen Eintrag zu vermerken. Beschlüsse, die aufgehoben wurden oder deren Bedeutung endgültig entfallen ist, können gelöscht werden; die Löschung selbst ist zu dokumentieren. Zeitlich betrifft die Pflicht alle Beschlüsse und Urteile seit dem 1. Juli 2007.
In der Praxis stellt sich häufig die Frage, wie ein Beschluss dokumentiert werden soll, der auf umfangreiche Unterlagen Bezug nimmt – etwa auf einen Wirtschaftsplan, eine Jahresabrechnung, einen Kostenvoranschlag oder ein Sanierungsgutachten. Der Bundesgerichtshof hat hierzu mit Urteil vom 8. April 2016 (BGH V ZR 104/15) entschieden, dass ein Beschluss auch auf außerhalb des Beschlusstextes liegende Dokumente verweisen darf, sofern diese zweifelsfrei bestimmt sind.
Für die Beschluss-Sammlung bedeutet das: Der Verwalter muss dafür Sorge tragen, dass die in Bezug genommenen Anlagen entweder unmittelbar beigefügt oder so exakt bezeichnet werden, dass kein Zweifel besteht, welches Dokument gemeint ist. Ein bloßer Verweis auf einen Wirtschaftsplan ohne weitere Zuordnung reicht nicht, wenn mehrere Fassungen existieren. Wird dieser Grundsatz missachtet, droht dem Beschluss die Anfechtung wegen fehlender Bestimmtheit.
Wer die Beschluss-Sammlung führt – und in welcher Form
Die Führung der Beschluss-Sammlung obliegt nach § 24 Abs. 7 Satz 3 WEG dem Verwalter. Fehlt ein Verwalter, trifft die Pflicht den Vorsitzenden der letzten Eigentümerversammlung, bis ein neuer Verwalter bestellt ist. Die Eigentümer können durch Beschluss auch eine andere Person mit der Führung beauftragen, etwa in einer kleinen Eigentümergemeinschaft, die sich ohne professionellen Verwalter organisiert.
Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Die Beschluss-Sammlung kann in Papierform als Ordner, als Datei auf einem Rechner oder – heute regelmäßig – innerhalb einer Verwaltersoftware geführt werden. Entscheidend ist, dass sie vollständig, chronologisch, fortlaufend nummeriert und für die Eigentümer zugänglich ist. Die digitale Führung erleichtert die Einsichtnahme erheblich, weil Eigentümer über ein Portal zu jeder Tageszeit zugreifen können. Sie legt dem Verwalter aber zugleich besondere Sorgfaltspflichten im Hinblick auf Datensicherung und Datenschutz auf. Kommt es durch unzureichende Backups zum Datenverlust, kann dies eine Pflichtverletzung darstellen.
Die Frist: Was bedeutet unverzüglich?
§ 24 Abs. 7 Satz 7 WEG verlangt, dass Eintragungen, Vermerke und Löschungen unverzüglich vorgenommen werden. Der Begriff unverzüglich ist aus § 121 Abs. 1 BGB bekannt und bedeutet ohne schuldhaftes Zögern.
Für die Beschluss-Sammlung hat das Landgericht München I mit Beschluss vom 6. Februar 2008 (Az. 1 T 22613/07, NZM 2008, 410) die maßgebliche Auslegungslinie vorgegeben. Das Gericht hat entschieden, dass eine Eintragung jedenfalls nach Ablauf einer Woche regelmäßig nicht mehr unverzüglich ist. Ob die Frist bei drei, vier oder fünf Werktagen liegt, hat das Gericht ausdrücklich offengelassen; die Obergrenze von einer Woche ist aber seither in der Praxis die feste Orientierung.
Verwalter sollten Beschlüsse und Urteile deshalb innerhalb weniger Arbeitstage nach der Versammlung beziehungsweise nach Eingang des rechtskräftigen Urteils eintragen. Wer Eintragungen mehrere Wochen oder gar Monate liegen lässt, riskiert nicht nur die Anfechtbarkeit einzelner Beschlüsse, sondern begeht einen erheblichen Pflichtenverstoß.
Das Einsichtsrecht der Eigentümer
Jeder Wohnungseigentümer hat nach § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG das Recht, die Beschluss-Sammlung einzusehen. Das Recht ist nicht an einen besonderen Anlass gebunden; der Eigentümer muss nicht begründen, warum er Einsicht nehmen will.
Das Einsichtsrecht kann durch ermächtigte Dritte ausgeübt werden. In der Praxis sind das typischerweise der eigene Rechtsanwalt, der Steuerberater, gelegentlich auch ein Makler oder ein potentieller Käufer. Wichtig ist, dass der Eigentümer den Dritten schriftlich bevollmächtigt. Ein Kaufinteressent ohne Ermächtigung des Verkäufers hat kein eigenes Einsichtsrecht.
Die Einsichtnahme findet grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Verwalters während der üblichen Bürozeiten statt. Ein Anspruch auf unentgeltliche Übersendung von Kopien oder digitalen Dateien besteht nach herrschender Auffassung nicht. Wer eine Kopie wünscht, muss die damit verbundenen Kosten in der Regel tragen. Wird die Beschluss-Sammlung digital über ein Eigentümerportal geführt, erledigt sich diese Frage weitgehend von selbst.
Typische Fehler in der Verwaltungspraxis
Nach unserer anwaltlichen Erfahrung wiederholen sich bei mangelhaft geführten Beschluss-Sammlungen bestimmte Fehlertypen. Die folgenden Fehler treten besonders häufig auf.
- Erstens die Verwaltung heftet die Protokolle ab und unterlässt eine gesonderte, strukturierte Sammlung.
- Zweitens die verspätete Eintragung, oft erst Wochen nach der Versammlung.
- Drittens das Fehlen einer fortlaufenden Nummerierung, wodurch die Sammlung für Dritte unübersichtlich wird.
- Viertens unterbleiben Vermerke über Anfechtungen und gerichtliche Entscheidungen, so dass aus der Sammlung nicht ersichtlich ist, ob ein Beschluss noch Bestand hat.
- Fünftens bleibt bei Beschlüssen, die auf Wirtschaftspläne, Angebote oder Gutachten Bezug nehmen, unklar, welches Dokument konkret gemeint ist – ein Verstoß gegen die Anforderungen, die der BGH im Urteil vom 8. April 2016 (V ZR 104/15) aufgestellt hat.
Jeder dieser Fehler für sich allein ist heilbar. In der Summe führen sie aber dazu, dass die Beschluss-Sammlung ihre gesetzliche Funktion nicht mehr erfüllt – und damit zum Risiko für den Verwalter wird.
Folgen mangelhafter Führung
Wird die Beschluss-Sammlung nicht oder schlecht geführt, ist das eine Pflichtverletzung des Verwalters. Im Einzelfall kann dies ein wichtiger Grund für die Abberufung sein. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 3 WEG in der Fassung des WEMoG. Die Vorschrift erlaubt die Abberufung des Verwalters grundsätzlich jederzeit; der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung, es sei denn, ein wichtiger Grund rechtfertigt die sofortige Kündigung des Verwaltervertrags.
Die Rechtsprechung differenziert dabei sachgerecht. Das Landgericht Berlin hat mit Urteil vom 7. Oktober 2009 (Az. 85 S 101/08) entschieden, dass ein einmaliger, isolierter Fehler – etwa der vergessene Vermerk einer Anfechtung – bei im Übrigen beanstandungsfreier Verwaltung für eine Abberufung nicht ausreicht. Erst wiederholte oder gravierende Versäumnisse stellen einen wichtigen Grund dar. Wer als Eigentümer die Abberufung des Verwalters anstrebt, sollte also mehr vorweisen können als ein einzelnes Versehen.
Direkte Schadensersatzansprüche einzelner Eigentümer gegen den Verwalter wegen mangelhafter Führung der Beschluss-Sammlung sind nach der Rechtsprechung des BGH nicht ohne weiteres möglich. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 16. Dezember 2022 (BGH V ZR 263/21) klargestellt, dass Ansprüche wegen Pflichtverletzungen aus dem Verwaltervertrag grundsätzlich der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zustehen. Ein betroffener Eigentümer muss seine Ansprüche demnach über die Gemeinschaft geltend machen, die ihrerseits gegen den Verwalter vorgehen kann.
Praxishinweise für Eigentümer
Für Eigentümer und Kaufinteressenten folgen aus dem Gesagten einige wesentliche Konsequenzen.
Vor dem Kauf einer Eigentumswohnung gehört der Blick in die Beschluss-Sammlung zur Pflichtrecherche. Er gibt schneller und zuverlässiger Auskunft über die geltende Beschlusslage als die Durchsicht mehrerer Jahrgänge an Versammlungsprotokollen. Als Käufer hat man selbst kein Einsichtsrecht; man sollte sich deshalb vom Verkäufer eine entsprechende Ermächtigung ausstellen lassen und die Einsichtnahme im Idealfall durch einen im Wohnungseigentumsrecht erfahrenen Anwalt vornehmen lassen. Der Aufwand ist überschaubar, das vermiedene Risiko erheblich.
Als bereits in der Gemeinschaft lebender Eigentümer lohnt es sich, die Beschluss-Sammlung von Zeit zu Zeit selbst einzusehen. Wer erst im Streitfall feststellt, dass die Sammlung lückenhaft ist, hat es mit der Durchsetzung seiner Rechte schwerer, als wenn er den Zustand schon zuvor dokumentiert hat. Bei festgestellten Mängeln empfiehlt sich zunächst ein schriftlicher Hinweis an den Verwalter mit konkreter Aufforderung zur Nachbesserung und angemessener Frist. Erst wenn diese Aufforderung fruchtlos bleibt, kommen weitergehende Schritte in Betracht – von der Befassung der Eigentümerversammlung bis hin zur Prüfung der Abberufung nach § 26 Abs. 3 WEG.
Schließlich ein Hinweis für neu gewählte Verwaltungen: Die Übernahme der Verwaltung beginnt nicht erst mit der ersten eigenen Eigentümerversammlung, sondern mit einer gründlichen Prüfung der vorhandenen Beschluss-Sammlung. Erkennbare Lücken des Vorgängers sollten dokumentiert und, soweit möglich, nachgetragen werden. Wer vorhandene Mängel kennt und nichts unternimmt, läuft Gefahr, in die Haftung für Versäumnisse einbezogen zu werden, die ursprünglich gar nicht seine eigenen waren.
Unsere Einschätzung
Die Beschluss-Sammlung führt im Alltag ein Schattendasein, entscheidet aber im Streitfall regelmäßig über die Frage, welche Beschlüsse tatsächlich gelten und welche nicht. Für Eigentümer ist sie die wichtigste Informationsquelle über den Rechtszustand ihrer Gemeinschaft; für den Verwalter ist sie eine Kernpflicht, an deren Erfüllung sich die Qualität seiner Arbeit messen lässt.
In unserer Beratungspraxis sehen wir, dass Auseinandersetzungen um die Beschluss-Sammlung selten aus dem Nichts entstehen. Meist gibt es zuvor Monate, in denen sich Eintragungen hinziehen, Unterlagen fehlen oder Anfechtungen nicht vermerkt werden. Wer diese Warnsignale frühzeitig erkennt und sachlich anspricht, kann den größeren Konflikt oft vermeiden.
Haben Sie Zweifel, ob die Beschluss-Sammlung Ihrer Gemeinschaft den gesetzlichen Anforderungen genügt, oder möchten Sie vor dem Kauf einer Eigentumswohnung eine rechtliche Prüfung der bestehenden Beschlusslage, sprechen Sie uns an. Wir beraten Sie zu Ihren Rechten nach § 24 Abs. 7 WEG, zur Durchsetzung des Einsichtsrechts und, wenn nötig, zur Abberufung des Verwalters nach § 26 Abs. 3 WEG.
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