Das Protokoll der Eigentümerversammlung in der WEG
Liebert & Röth: Rechtsanwälte für WEG-Recht Berlin & bundesweit
Einleitung
Sie haben kürzlich an einer Eigentümerversammlung teilgenommen, und ein paar Wochen später liegt das Protokoll in Ihrem Briefkasten (oder moderner: in Ihrem E-Mail-Postfach).
Sie lesen es – und stutzen. Das Abstimmungsergebnis stimmt nicht mit Ihrer Erinnerung überein. Ein Beschluss ist anders formuliert, als er in der Versammlung zur Abstimmung gestellt wurde. Oder ein wichtiger Tagesordnungspunkt fehlt ganz.
Was nun? Können Sie sich auf das Protokoll verlassen? Welche Rechte haben Sie? Welche Fristen müssen Sie im Blick behalten? Dieser Beitrag erklärt Ihnen, was in einem ordnungsgemäßen Protokoll stehen muss, wer es unterschreiben muss, was bei Fehlern passiert – und wann es Zeit wird, einen Anwalt einzuschalten.
Die gesetzliche Grundlage: § 24 Abs. 6 WEG
Für jede Eigentümerversammlung muss ein Protokoll – juristisch: eine Niederschrift – erstellt werden. Das schreibt § 24 Abs. 6 Satz 1 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) ausdrücklich vor.
Das Protokoll dokumentiert, was in der Versammlung beschlossen wurde. Es ist also kein Verlaufsprotokoll, in dem jede Wortmeldung festgehalten wird, sondern ein Ergebnisprotokoll. Im Streitfall – etwa bei einer Beschlussanfechtung vor dem Amtsgericht – ist es das wichtigste Beweismittel.
Wichtig: Auch wenn das Protokoll fehlt oder fehlerhaft ist, bleiben gefasste Beschlüsse grundsätzlich wirksam. Das hat der Bundesgerichtshof bereits 1997 klargestellt (BGH, Beschluss vom 03.07.1997 – V ZB 2/97). Die Wirksamkeit eines Beschlusses hängt nicht vom Protokoll ab, sondern von der ordnungsgemäßen Beschlussfassung selbst.
Was muss in das Protokoll der Eigentümerversammlung?
Das Gesetz selbst sagt zum Inhalt wenig. Die Rechtsprechung hat aber über die Jahre einen Mindeststandard entwickelt. Ein ordnungsgemäßes Protokoll enthält:
- Ort und Datum der Versammlung,
- den Namen des Versammlungsleiters und des Protokollführers,
- die Feststellung, ob die Versammlung beschlussfähig ist,
- die einzelnen Tagesordnungspunkte und die dazu gestellten Anträge,
- den genauen Wortlaut der gefassten Beschlüsse,
- das Abstimmungsergebnis (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen, Enthaltungen) und
- die ausdrückliche Verkündung des Beschlussergebnisses durch den Versammlungsleiter.
Gerade der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Ein Beschluss kommt erst dann zustande, wenn der Versammlungsleiter das Ergebnis ausdrücklich verkündet. Fehlt diese Verkündung, ist der Beschluss nicht wirksam – egal, wie eindeutig die Mehrheit war (BGH, Urteil vom 23.08.2001 – V ZB 10/01).
Was gilt bei der virtuellen Eigentümerversammlung?
Seit dem 17. Oktober 2024 können Wohnungseigentümergemeinschaften unter den Voraussetzungen des § 23 Abs. 1a WEG auch rein virtuell tagen. Voraussetzung ist ein Beschluss mit qualifizierter Mehrheit (mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen), der für höchstens drei Jahre die Durchführung rein virtueller Versammlungen zulässt.
Für das Protokoll ändert sich inhaltlich wenig. Es muss aber dokumentiert werden, dass die Versammlung virtuell stattgefunden hat, welche technischen Mittel verwendet wurden und wie die Identität der Teilnehmer und die Stimmabgabe sichergestellt wurden. Das Landgericht Frankfurt am Main hat in einer Entscheidung vom 13.01.2025 (2-13 S 615/23) hohe Anforderungen an die Dokumentation der technischen Voraussetzungen gestellt.
Wer protokolliert die Eigentümerversammlung?
In aller Regel übernimmt der Verwalter die Protokollführung. Eine zwingende gesetzliche Vorgabe gibt es dazu nicht. Die Versammlung kann auch eine andere Person mit dem Protokoll beauftragen – etwa ein Mitglied des Verwaltungsbeirats oder einen externen Schriftführer. In der Praxis ist das aber die Ausnahme.
Wer muss das Protokoll der Eigentümerversammlung unterschreiben?
§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG regelt die Unterschriften eindeutig. Das Protokoll ist zu unterschreiben:
- vom Versammlungsleiter (in der Regel der Verwalter),
- von einem Wohnungseigentümer, der an der Versammlung teilgenommen hat, und
- vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder seinem Stellvertreter, sofern ein Beirat bestellt ist.
Es müssen also zwei oder drei Personen unterschreiben – je nachdem, ob ein Verwaltungsbeirat bestellt ist.
Was passiert, wenn eine Unterschrift fehlt?
Diese Frage wird besonders häufig gestellt. Die Antwort ist differenziert.
Beschlüsse bleiben grundsätzlich wirksam
Eine fehlende Unterschrift macht den Beschluss nicht nichtig. Das hat der BGH mehrfach entschieden (BGH, Urteil vom 30.03.2012 – V ZR 178/11). § 24 Abs. 6 WEG ist eine reine Ordnungsvorschrift. Die Wirksamkeit der Beschlüsse hängt nicht davon ab, ob das Protokoll formal korrekt unterschrieben wurde.
Der Beweiswert sinkt
Allerdings verliert das Protokoll seinen erhöhten Beweiswert, wenn die gesetzlich vorgeschriebenen Unterschriften fehlen. Im Anfechtungsprozess kann die WEG dann nicht mehr ohne Weiteres darauf vertrauen, dass das Gericht den dokumentierten Ablauf als bewiesen ansieht. Wer den Beschlussinhalt bestreitet, hat es leichter.
Anspruch auf Unterzeichnung
Verweigert eine der genannten Personen grundlos die Unterschrift, kann sie auf Unterzeichnung in Anspruch genommen werden. Das ist allerdings selten der Fall – meist lässt sich die Sache durch ein klärendes Gespräch lösen.
Tipp: Der Verwalter sollte eine grundlose Verweigerung im Protokoll vermerken. So bleibt nachvollziehbar, warum eine Unterschrift fehlt.
Fristen: Was bedeutet „unverzüglich"?
Seit der WEG-Reform vom 1. Dezember 2020 (WEMoG) verlangt § 24 Abs. 6 Satz 1 WEG, dass die Niederschrift „unverzüglich" zu erstellen ist. Juristisch heißt „unverzüglich": ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 Abs. 1 BGB).
Was das in Wochen oder Tagen bedeutet, sagt das Gesetz nicht. Die Rechtsprechung gewährt dem Verwalter regelmäßig zwei bis drei Wochen. Bei umfangreichen Versammlungen kann es auch länger dauern – das muss im Einzelfall begründet sein.
Wichtig: Die Frist zur Beschlussanfechtung läuft unabhängig vom Protokoll. Nach § 45 Satz 1 WEG müssen Sie innerhalb eines Monats nach der Versammlung Anfechtungsklage erheben. Diese Frist beginnt am Tag nach der Versammlung zu laufen – und sie läuft auch dann, wenn Ihnen das Protokoll noch nicht vorliegt.
Tipp: Wenn Sie nach der Versammlung Zweifel an einem Beschluss haben, warten Sie nicht auf das Protokoll. Sprechen Sie sofort mit einem Anwalt. Versäumen Sie die Monatsfrist, ist der Beschluss bestandskräftig – auch wenn er inhaltlich fehlerhaft war.
Die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG
Neben dem Protokoll muss der Verwalter eine Beschluss-Sammlung führen. Das schreibt § 24 Abs. 7 WEG vor. Diese Sammlung ist nicht dasselbe wie das Protokoll: Während das Protokoll den Verlauf einer einzelnen Versammlung dokumentiert, sammelt die Beschluss-Sammlung alle in der WEG geltenden Beschlüsse fortlaufend an einer Stelle.
Die Beschluss-Sammlung ist nach Datum geordnet, jeder Eintrag ist nummeriert und enthält den Wortlaut des Beschlusses sowie das Datum. Aufgehobene Beschlüsse werden gekennzeichnet.
Für Sie als Eigentümer ist das praktisch: Sie müssen nicht alte Protokolle durchsuchen, um zu wissen, was in Ihrer Gemeinschaft gilt. Ein Blick in die Beschluss-Sammlung genügt.
Einsicht in das Protokoll und in die Beschluss-Sammlung
Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht, in die Verwaltungsunterlagen Einsicht zu nehmen. Dieses Einsichtsrecht folgt aus § 18 Abs. 4 WEG und umfasst neben der Beschluss-Sammlung auch die Protokolle, Rechnungen und sonstigen Verwaltungsunterlagen.
Eine Pflicht zur Versendung des Protokolls gibt es im Gesetz nicht. Der Verwalter muss Ihnen lediglich Einsicht ermöglichen. Viele Verwalterverträge oder Gemeinschaftsordnungen sehen aber eine aktive Übersendung vor – schauen Sie also in Ihre Unterlagen.
Verweigert der Verwalter die Einsicht oder verzögert er sie über Wochen, können Sie das Einsichtsrecht klageweise durchsetzen.
Fehlerhaftes Protokoll: Berichtigung und Klage
Was tun, wenn das Protokoll falsch ist? Hier ist seit der WEG-Reform 2020 ein Wechsel zu beachten: Der Anspruch auf Berichtigung des Protokolls richtet sich nicht mehr gegen den einzelnen Verwalter, sondern gegen die Wohnungseigentümergemeinschaft selbst. Das folgt aus § 18 Abs. 2 WEG, weil die Verwaltung seit der Reform 2020 nicht mehr dem einzelnen Verwalter, sondern der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als rechtsfähigem Verband obliegt.
Sie können also nicht mehr den Verwalter persönlich verklagen, wenn das Protokoll fehlerhaft ist. Adressat Ihrer Klage ist die Gemeinschaft.
Wann lohnt sich die Berichtigung?
Immer dann, wenn der Protokollfehler die Auslegung eines Beschlusses beeinflussen könnte. Wenn etwa der Wortlaut eines Beschlusses abweichend wiedergegeben ist und sich daraus später Streit über den Beschlussinhalt ergibt.
Bloße Diskussionsbeiträge müssen dagegen nicht protokolliert werden. Das hat der BGH bestätigt (BGH, Urteil vom 25.09.2015 – V ZR 203/14). Wer also im Protokoll vermisst, was er in der Versammlung gesagt hat, hat keinen Anspruch auf Aufnahme.
Tipp: Bevor Sie eine Berichtigungsklage erheben, fordern Sie den Verwalter schriftlich zur Korrektur auf. Setzen Sie eine angemessene Frist. Häufig lässt sich die Angelegenheit auf diesem Wege klären – und Sie sparen sich Gerichts- und Anwaltskosten.
Praxishinweise
Für Eigentümer
- Lesen Sie das Protokoll sorgfältig, sobald es Ihnen vorliegt.
- Notieren Sie sich nach jeder Versammlung selbst die wichtigsten Beschlüsse – als Gedächtnisstütze für den Fall einer späteren Auseinandersetzung.
- Beachten Sie die Monatsfrist des § 45 WEG. Sie läuft, auch wenn das Protokoll fehlt.
- Bei Unklarheiten: Holen Sie sich rechtzeitig anwaltlichen Rat, bevor die Anfechtungsfrist abläuft.
Für Verwalter und Beiräte
- Erstellen Sie das Protokoll innerhalb von zwei bis drei Wochen nach der Versammlung.
- Achten Sie auf die ausdrückliche Verkündung jedes einzelnen Beschlussergebnisses und dokumentieren Sie diese im Protokoll.
- Holen Sie alle gesetzlich erforderlichen Unterschriften ein.
- Bei virtuellen Versammlungen: Dokumentieren Sie die technischen Voraussetzungen sorgfältig.
- Pflegen Sie die Beschluss-Sammlung fortlaufend und nicht erst auf Nachfrage.
Fazit
Das Protokoll der Eigentümerversammlung ist mehr als eine bürokratische Formalie. Es ist im Streitfall das entscheidende Beweismittel – und für Sie als Eigentümer ein wichtiges Instrument, um die Beschlüsse Ihrer Gemeinschaft nachvollziehen und gegebenenfalls anfechten zu können.
Entscheidend ist, die Fristen im Blick zu behalten und bei Zweifeln frühzeitig zu handeln. Wer als Verwalter sauber arbeitet und wer als Eigentümer aufmerksam liest, vermeidet die meisten Streitigkeiten von vornherein.
Wenn Sie ein konkretes Protokoll prüfen lassen wollen oder eine Anfechtungsfrist im Raum steht: Sprechen Sie uns an. Im WEG-Recht entscheidet oft die richtige Reaktion innerhalb weniger Tage darüber, ob ein Beschluss bestandskräftig wird oder noch erfolgreich angefochten werden kann.
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