Niederschrift über die Eigentümerversammlung in der WEG
Liebert & Röth: Rechtsanwälte für WEG-Recht Berlin & bundesweit
Als Ort der wichtigsten Entscheidungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft kommt der Eigentümerversammlung, die mindestens einmal jährlich, im Übrigen nach Bedarf stattzufinden hat, eine zentrale Bedeutung für die Willensbildung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft zu.
Der Gesetzgeber schreibt in § 24 Abs. 6 WEG vor, dass über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse unverzüglich eine Niederschrift aufzunehmen ist. Was das konkret bedeutet, was in ein solches Protokoll gehört und wie man sich gegen ein falsches oder nicht erstelltes Protokoll wehren kann, wird in diesem Artikel erläutert.
Inhalt des Protokolls einer Wohnungseigentümerversammlung
Das Protokoll der Eigentümerversammlung muss schriftlich abgefasst werden. Dies ergibt sich zum einen aus dem Wort „Niederschrift“ in § 24 Abs. 6 WEG und zum anderen aus dem Unterschriftserfordernis, das sich ebenfalls aus § 24 Abs. 6 WEG ergibt.
Die wichtigsten Bestandteile einer Niederschrift sind:
- Ort der Versammlung
- Tag und Uhrzeit der Versammlung
- Bezeichnung und Anschrift der WEG
- Name des Versammlungsleiters
- Name des Protokollführers
- Tagesordnung
- Beschlussvorschläge
- Abstimmungsergebnisse
- Zusätzlich sollte eine Liste der anwesenden Eigentümer bzw. der bestehenden Vollmachten der nicht anwesenden Eigentümer beigefügt werden.
Das Gesetz verlangt kein Verlaufsprotokoll, also keine Protokollierung der Diskussionen und der Meinungsbildung, sondern nur ein Ergebnisprotokoll über die tatsächlich gefassten Beschlüsse. Wenn aber der Verlauf der Versammlung protokolliert wird, was sehr zu empfehlen ist, dann müssen die Angaben auch inhaltlich richtig sein.
Wer protokolliert eine WEG-Versammlung?
In der Regel ist der Verwalter für die Erstellung des Protokolls verantwortlich, da er die Versammlung einberufen und geleitet hat. Das Gesetz schreibt dies jedoch nicht vor. So kann beispielsweise auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats die Protokollführung übernehmen. Darüber hinaus kann zu Beginn der Versammlung durch Beschluss ein Eigentümer zum Protokollführer bestimmt werden.
Wer muss die Niederschrift unterzeichnen?
Wer das Protokoll einer Wohnungseigentümerversammlung zu unterzeichnen hat, ist gesetzlich in § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG geregelt. Dies sind zum einen der Versammlungsleiter (in der Regel der Hausverwalter) und ein Wohnungseigentümer. Besteht in der WEG ein Verwaltungsbeirat, so ist das Protokoll auch vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder seinem Vertreter zu unterzeichnen.
Hat die WEG keinen Verwalter (WEG in Selbstverwaltung), hat der aus der Gruppe der Wohnungseigentümer gewählte interne Verwalter das Protokoll der Eigentümerversammlung zu unterzeichnen.
Was gilt bei fehlender Mitunterzeichnung?
In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass ein Protokoll nur vom Verwalter unterzeichnet wird. Die rechtlichen Folgen hängen davon ab, ob die Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung eine sogenannte qualifizierte Protokollierungsklausel enthält.
Regelfall – Ohne qualifizierte Protokollierungsklausel:
Die gefassten Beschlüsse bleiben vollständig wirksam. Die Protokollierung und Unterzeichnung ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung für Beschlüsse. Beschlüsse entstehen durch Verkündung des Abstimmungsergebnisses – die nachgelagerte Protokollierung hat lediglich deklaratorische Bedeutung (BayOLG, ZMR 2005, 462).
Die fehlende Unterschrift mindert ausschließlich den Beweiswert der Niederschrift (LG Köln, Urteil vom 30.06.2011 – 29 S 235/10). Die Beschlüsse selbst werden weder nichtig noch anfechtbar.
Sonderfall – Mit qualifizierter Protokollierungsklausel
Enthält die Teilungserklärung eine Klausel wie „Zur Gültigkeit eines Beschlusses ist die Unterzeichnung durch den Verwalter und zwei Eigentümer erforderlich", führt die fehlende Mitunterzeichnung zur Anfechtbarkeit der Beschlüsse innerhalb der Monatsfrist des § 45 WEG.
Der Bundesgerichtshof hat solche Klauseln für wirksam erklärt, da sie dem berechtigten Interesse der Eigentümer an effektiver Kontrolle dienen (BGH, Beschluss vom 03.07.1997 – V ZB 2/97).
Wichtig: Der Mangel führt nicht zur Nichtigkeit, sondern nur zur Anfechtbarkeit.
Aktuelle BGH-Rechtsprechung
Der BGH hat in seinem Urteil vom 30.03.2012 (BGH V ZR 178/11) klargestellt, dass das Protokoll von zwei verschiedenen natürlichen Personen unterzeichnet werden muss. Die Mitunterzeichnung dient der Gegenkontrolle gegenüber dem Verwalter und soll sicherstellen, dass die Niederschrift den tatsächlichen Versammlungsverlauf korrekt wiedergibt.
Eine Ausnahme gilt nur, wenn in der Versammlung ausschließlich der Verwalter anwesend war (z.B. als Mehrheitseigentümer). In diesem Fall genügt dessen alleinige Unterschrift auch bei qualifizierter Protokollierungsklausel (BGH V ZR 203/14).
Nachholung fehlender Unterschriften
Fehlende Unterschriften können nachgeholt werden und heilen dann den Formmangel (OLG München, Beschluss vom 07.08.2007 – 34 Wx 3/05). Die Nachholung ist selbst noch im Rahmen eines Anfechtungsprozesses zulässig.
Praxishinweis: Die Hausverwaltung sollte bei festgestellter fehlender Unterschrift unverzüglich den betreffenden Eigentümer oder Beiratsvorsitzenden zur Nachunterzeichnung auffordern.
Fristen für die Protokollierung
Seit der WEG-Reform im Dezember 2020 ist gesetzlich geregelt, dass die Protokollierung unverzüglich zu erfolgen hat. Unverzüglich" bedeutet im Juristendeutsch ohne schuldhaftes Zögern. In der Regel sollte das Protokoll also nach ein bis zwei Werktagen vorliegen.
Einsicht in das Protokoll der Eigentümerversammlung
Eine Verpflichtung zur Übersendung des Protokolls an die Wohnungseigentümer ist gesetzlich nicht vorgesehen. Häufig ergibt sich diese Verpflichtung aber entweder aus dem Verwaltervertrag, in dem der Verwalter diese Verpflichtung ausdrücklich übernommen hat.
Oder aus jahrelanger Übung: Wenn der Verwalter das Protokoll immer an die Wohnungseigentümer versandt hat, kann er damit nicht plötzlich aufhören.
Das Gesetz gibt den Wohnungseigentümern allerdings nur das Recht, das Protokoll der Eigentümerversammlung in den Geschäftsräumen des Verwalters einzusehen. Will ein Wohnungseigentümer einen oder mehrere Beschlüsse anfechten, empfiehlt es sich daher dringend, unmittelbar nach der Versammlung Einsicht in das Protokoll zu verlangen.
Welche Folgen hat ein fehlerhaftes Protokoll?
Ist eine Niederschrift fehlerhaft, hat jeder Wohnungseigentümer grundsätzlich einen Anspruch auf Berichtigung der Niederschrift durch den Protokollführer. Inwieweit dieser Anspruch analog § 45 WEG an die Monatsfrist nach Durchführung der Versammlung gebunden ist, ist in der Rechtsprechung umstritten.
Zu beachten ist, dass Fehler im Protokoll keine Auswirkungen auf die in der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse haben. Das Protokoll hat keine konstitutive, sondern nur deklaratorische Wirkung. Die Beschlüsse bleiben also nach ihrer Verkündung wirksam, auch wenn sie im Protokoll falsch wiedergegeben wurden.
Klage gegen ein fehlerhaftes Protokoll
Eine Klage gegen ein fehlerhaftes Protokoll ist möglich und erfolgversprechend, wenn das Ergebnis der Eigentümerversammlung falsch wiedergegeben wurde. Wie bereits oben ausgeführt, muss ein Protokoll nicht den gesamten Verlauf einer Versammlung wiedergeben. Werden aber wesentliche Züge des Versammlungsverlaufs wiedergegeben, so müssen diese auch zutreffend sein.
Ein weiterer Klagegrund gegen ein Protokoll kann sich aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht der beteiligten Wohnungseigentümer ergeben.
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